1. Einleitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir als KFZ Levin (nachfolgend „wir“, „uns“) verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, wie lange Daten gespeichert werden und welche Rechte Sie haben.

Hinweis: Diese Erklärung ist eine allgemeine Vorlage. Bitte ergänzen Sie fehlende Kontaktdaten, interne Abläufe oder spezielle eingesetzte Dienste (z. B. externer Zahlungsdienstleister, Online‑Terminbuchung, Abholservice mit SMS) und passen Sie Fristen bei Bedarf an.

2. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den Vorschriften der EU‑Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Maßgebliche Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen),

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten),

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen des Verantwortlichen, z. B. Abwehr von Betrug, technische Sicherheit),

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern Sie in bestimmte Verarbeitungen eingewilligt haben.

3. Kategorien personenbezogener Daten & Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten — je nach Art der Geschäftsbeziehung — folgende Datenkategorien:

a) Kundinnen und Kunden (Privatpersonen, Unternehmer):

Identifikationsdaten: Name, Vorname, ggf. Firmenname, Anschrift, Geburtsdatum (sofern erforderlich)

Kontaktdaten: Telefonnummer, E‑Mailadresse

Fahrzeugdaten: Fahrzeughalter, Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN/VIN), KFZ‑Kennzeichen, Fahrzeugmodell, Kilometerstand, Fahrzeughistorie, eingebautes Zubehör

Vertrags‑ und Auftragsdaten: Auftragstexte, Kostenvoranschläge, Reparaturaufträge, Arbeitszeiten, Abschlussdatum, Abholinformationen

Zahlungsdaten: Bankverbindung, Zahlungsreferenzen, ggf. Zahlungsdienstleister‑Daten

Rechnungsdaten: Rechnungen, steuerlich relevante Belege

Technische Daten: Diagnosedaten, Fehlerspeicher, Messwerte (falls für Reparatur erforderlich)

Bilder/Fotos: Fotos des Fahrzeugzustands (optional, z. B. für Dokumentation, Schadensaufnahme)

Kommunikationsdaten: E‑Mails, SMS, Anrufprotokolle (sofern aufgezeichnet), Notizen im Kundenkonto

Sonstige: ggf. Ausweiskopien (z. B. zur Abwicklung bestimmter Formalitäten), Gewährleistungsansprüche, Korrespondenz mit Versicherungen

Zwecke: Durchführung von Reparatur‑ und Serviceleistungen, Beratung, Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Gewährleistungsansprüche, Kommunikation mit Versicherungen und Behörden, Durchführung von Garantieleistungen, Dokumentation von Arbeitsverläufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen), ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für z. B. Marketing.

b) Interessenten / Webseitenbesucher / Online‑Kontakt

IP‑Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Verhalten auf der Website (Server‑Logdaten), Daten aus Kontaktformularen (Name, E‑Mail, Nachricht), Cookies (s. Abschnitt Cookies).

Zwecke: Beantwortung von Anfragen, Sicherstellung des Betriebs der Website, Schutz vor Angriffen, Statistik.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse); bei Kontaktformularen Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. a je nach Kontext.

c) Mitarbeitende, Bewerber, Lieferanten (sofern relevant)

Bewerbungsdaten, Beschäftigtendaten, Lieferantendaten etc. — verarbeitet nach gesetzlichen Vorgaben und zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses bzw. Geschäftsbeziehung.

4. Besondere Verarbeitungssituationen

a) Auftragsverarbeitung (Dienstleister)

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dienstleister weiter, soweit dies für die Erfüllung unserer Leistungen erforderlich ist (z. B. Abschleppdienst, Ersatzteilhändler, IT‑Provider, Entsorger, Steuerberater, Zahlungsdienstleister). Mit diesen Partnern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO).

b) Kommunikation mit Versicherungen und Behörden

Bei Unfallschäden oder Rückfragen an Versicherungen können Daten an die jeweilige Versicherung bzw. an Behörden weitergegeben werden, soweit dies zur Schadenabwicklung oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b/c DSGVO).

c) Videokameras / CCTV

Falls am Standort Videoüberwachung eingesetzt wird, erfolgt dies zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Eigentumsschutz, Verhinderung von Diebstahl) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Aufnahmen werden nur bei konkretem Anlass länger aufbewahrt und danach gelöscht; empfohlene Aufbewahrungsfrist: max. 72 Stunden, sofern keine Sicherung von Straftaten erforderlich ist. Hinweise und Beschilderung sind zu beachten.

d) Automatisierte Entscheidungsfindung

Es werden keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO getroffen (z. B. Profiling), soweit nicht ausdrücklich anders angegeben.

5. Empfänger von Daten / Drittstaatentransfers

Empfänger können sein:

Steuerberater, Buchhaltung, Zahlungsdienstleister, Versicherungen, Abschleppdienste, Ersatzteilhändler, IT‑Dienstleister, Entsorgungsunternehmen, Gerichte/Behörden (bei rechtlicher Anforderung).

Eine Übermittlung in Drittstaaten (außerhalb der EU / des EWR) erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben und geeignete Garantien (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln) bestehen. Konkrete Übermittlungen und Schutzmaßnahmen sind in Einzelfällen zu dokumentieren.

6. Dauer der Speicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Typische Fristen:

Rechnungen, steuerrechtlich relevante Unterlagen: 10 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht)

Handelsbücher, Geschäftsbriefe: 6 Jahre nach HGB/Abgabenordnung (sofern anwendbar)

Reparaturakten / technische Dokumentation: in der Regel 3–10 Jahre, je nach betrieblicher Notwendigkeit und Gewährleistungsfristen

Kontaktdaten für Direktmarketing: bis zum Widerruf der Einwilligung

CCTV‑Aufnahmen: in der Regel bis 72 Stunden, außer bei Verdacht auf Straftaten (dann bis zur Aufklärung)

Bewerbungsunterlagen: üblich 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine anderweitige Einwilligung vorliegt

Bitte prüfen und passen Sie diese Fristen an Ihre konkrete Praxis und rechtliche Beratung an.

7. Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten.

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten unter bestimmten Voraussetzungen.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen Verarbeitungsvorgänge aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Bei Direktwerbung besteht ein allgemeiner Widerspruch (kein Grund erforderlich).

Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen (z. B. die zuständige Landesdatenschutzbehörde).

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter den oben angegebenen Kontaktdaten.

8. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Zugangskontrollen, Verschlüsselung sensibler Daten im E‑Mail‑Verkehr, regelmäßige Datensicherungen, Zugriffsbeschränkungen, sichere Entsorgung von Unterlagen), um personenbezogene Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Detaillierte Angaben zu Sicherheitsmaßnahmen werden nicht veröffentlicht, um die Sicherheit nicht zu beeinträchtigen.

9. Cookies und Web‑Analyse

Unsere Webseite verwendet ggf. Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Es gibt notwendige Cookies (betrieblich erforderlich) und optionale Analyse‑/Tracking‑Cookies (z. B. zur Auswertung der Seitennutzung).

Notwendige Cookies: technisch erforderlich für den Betrieb der Webseite. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Analyse/Tracking: erfolgt nur nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern solche Dienste eingesetzt werden (z. B. Google Analytics). Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen oder über einen Cookie‑Banner ablehnen.

Bitte ergänzen Sie konkret eingesetzte Dienste (Name, Anbieter, Zweck, Übertragungsland, Aufbewahrungsfrist) und stellen Sie, falls erforderlich, ein Einwilligungsmanagement (Cookie‑Banner) bereit.

10. Kontaktformular, E‑Mail‑Kontakt, Terminvereinbarung

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E‑Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Bei Kontaktaufnahme per E‑Mail ist die Sicherheit der Übermittlung nicht garantiert; vertrauliche Informationen senden Sie bitte verschlüsselt oder persönlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO (je nach Anlass) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a (bei Einwilligung).

11. Datenweitergabe an Versicherungen / Gutachter / Werkstattaustausch

Bei der Abwicklung von Unfallschäden geben wir auf Wunsch bzw. zur Erfüllung des Auftrags Daten an die zuständige Versicherung, Gutachter oder dritte Werkstätten weiter (z. B. zur Ersatzteilbeschaffung oder fachlichen Prüfung). Die Weitergabe erfolgt nur in dem Umfang, der zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

12. Automatisierung / Profiling

Wir verwenden grundsätzlich kein Profiling zu Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Sie erheblich beeinträchtigen. Falls wir automatisierte Verfahren einsetzen, werden Sie hierüber gesondert informiert.

13. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen (z. B. bei neuen gesetzlichen Vorgaben oder geänderten Dienstleistungen). Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website verfügbar. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wird das „Gültig ab“-Datum oben angepasst.

14. Ansprechpartner für Datenschutz

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, Beschwerden oder Auskunftsersuchen, richten Sie diese bitte an:

KFZ Levin — Inhaber: Oleg Levin
E‑Mail: o.levin@kfz-levin.de
Telefon: 06045 1610

Wenn ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, ergänzen Sie hier Name, Kontaktdaten (sonst: „Es wurde kein externer Datenschutzbeauftragter bestellt.“).

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig von anderen Rechtsbehelfen haben Sie das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Ihres Bundeslandes).